Bagian 1
Pentingnya Pengendalian Sistem Informasi
Pengendalian yang dimaksud dalam
makalah ini adalah sejauh mana pengendalian aplikasi mempunyai peran dalam
mencegah dan mendeteksi adanya kesalahan-kesalahan . Sebuah pengendalian
dikatakan berhasil ketika kesalahan-kesalahan dapat diminimalisir.
Betapa pentingnya informasi dalam
kehidupan manusia, sehingga informasi yang datang tidak boleh terlambat , tidak
boleh bias(berat sebelah) harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan relevan
dengan penggunanya,sehingga informasi tersebut menjadi informasi yang
berkualitas dan berguna bagi pemakainya. Untuk mendapatkan informasi yang
berkualitas perlu dibangun sebuah sistem informasi sebagai media pembangkitnya.
Sistem informasi merupakan cara menghasilkan informasi yang berguna . informasi
yang berguna akan mendukung sebuah keputusan bagi pemakainya.
Pendekatan sistem adalah suatu
prosedur langkah demi langkah yang digunakan dalam memecahkan masalah. Tiap
langkah mencakup satu keputusan atau lebih, dan untuk tiap keputusan diperlukan
informasi.
A. Pengendalian
Dalam Sistem
Pengendalian dalam sebuah
sistem pada dasarnya berarti menjaga agar sistem beroperasi dalam batas
prestasi tertentu. Sebuah sistem yang berada dalam kendali akan
beroperasi dalam batas toleransi yang telah ditentukan.
Keluaran dari sebuah sistem
kadang-kadang tidak sesuai dengan keluaran yang semestinya (standar), hal ini
membutuhkan pengendalian melalui sistem umpan balik untuk mencari gangguan-gangguan
yang menghambat, sehingga terjadi hal seperti itu.
Agar sistem umpan balik itu dapat
berjalan baik maka sistem harus memiliki standar keterukuran keluaran, sensor
yang dapat menangkap kondisi setiap keluaran, alat yang dapat membandingkan
keluaran yang terjadi dengan keluaran standar, serta alat yang bergerak
mengoreksi masukan. Oleh karena sistem keorganisasian mempunyai sifat terbuka,
berbagai kemungkinan gangguan bisa terjadi dan tidak terduga. Mengingat hal itu
manajer harus mampu dan siap menghadapi segala kemungkinan gangguan dalam hal
inilah berlaku “hukum variasi kebutuhan pengendalian”. Tentu saja tidak seluruh
tanggapan korektif dari sistem umpan balik harus diterima, hal ini akan
tergantung kepada kepentingan organisasi, karena itu berlaku fungsi
penyaringan. Artinya hal-hal yang tidak prinsipil dan tidak terlalu mengganggu
jalannya organisasi tanggapan korektif bisa diabaikan.
Adapun beberapa unsur pengendalian
adalah sebagai berikut :
1. suatu
standar yang memmemperincikan prestasi yang diharap.hal ini besa berupa
anggaran prosedur pengoperasian,atau suatu algoritma keputusan.
2. suatu
ukuran prestasi aktual.
3. suatu
perbandingan antara prestasi yang diharapkan dan nyata.
4. suatu
laporan penyimpangan pada sebuah unit pengendalian, misalnya seorang manajer
5. suatu
rangkaian tindakan yang diambil unit pengendalian untuk mengubah prestasi
mendatang kalau saat ini ada keadaan yang kurang menguntungkan disertai
serangkaian aturan keputusan untuk pemilihan jawaban yang tepat.
B. Pengertian
Sistem
Sistem informasi dengan pendekatan
sistem manusia/mesin akan memadukan dua unsur, yaitu unsur manusia dengan unsur
mesin. Sistem manusia merupakan sistem terbuka dan probabilistik, sedangkan
sistem mesin atau komputer merupakan sistem relatif tertutup dan deterministik.
Dengan memadukan dua sistem dengan
karakter yang berbeda; maka akan terjadi saling mengisi dan saling melengkapi,
sehingga bila salah satu sistem tidak ada, sistem informasi tidak akan jalan;
meskipun dalam pelaksanaannya terdapat berbagai jenis kombinasi dari kedua
unsur tersebut.
Untuk lebih memahami karakteristik
sistem dengan segala seluk-beluk yang terdapat di dalamnya, dilakukan dengan
pengunsuran (factoring), dengan demikian akan dapat diketahui sampai
bagian-bagian yang sekecil-kecilnya. Dalam menganalisis sistem yang besar
dengan jumlah subsistem dan interface yang sangat banyak, akan sangat rumit
dilakukan, Untuk menyederhanakan sistem yang besar itu biasa dilaksanakan
dengan simplifikasi dan pemisahan.
Sebuah sistem terdiri atas
bagian-bagian yang bergabung untuk satu tujuan. Model dasarnya adalah masukan,
pengolahan, dan keluaran, tetapi dapat pula dikembangkan hingga menyertakan
pula penyimpanan. Sistem dapat terbuka atau tertutup, tetapi sistem informasi
biasanya adalah sistem terbuka, berarti menerima beberapa masukan tak
terkendali dari lingkunganya.
Beberapa jenis sistem adalah :
1. Sistem
Deterministik dan Probabilistik
Disebut
deterministik jika sebuah sistem beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan
secara tepat. Disebut probabilistik jika sistem masih ada
kemungkinan-kemungkinan dan ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap
jalannya sistem.
2. Sistem
Tertutup dan Terbuka
Sistem
tertutup tidak bertukar materi, informasi atau energi dengan lingkungannya. Sistem
terbuka mengadakan penukaran informasi, materi atau energi dengan
lingkungannya.
3. Sistem
Manusia/ Mesin
Ada
berbagai kemungkinan untuk mengadakan kombinasi antara manusia dan mesin .
sistem manusia/mesin dapat mengandalkan mesin dan memakai manusia hanya sebagai
monitor atau operasi mesin. Atau pada ekstrim lain, sebuah sistem dapat
menekankan pada manusia sehingga mesin hanya melaksanakan peran pendukung
seperti menyediakan perhitungan atau mencari data.
C. Pengertian
Informasi
Terdapat perbedaan tentang
pengertian informasi dalam percakapan sehari-hari dengan yang digunakan pada
sistem informasi manajemen. Pada sistem informasi, istilah informasi mempunyai
karakter tersendiri, diantaranya memiliki nilai dalam prosses pengambilan
keputusan. Sehubungan dengan itu informasi dapat diartikan sebagai data mentah,
data tersusun, atau kapasitas sebuah saluran komunikasi. Selain itu informasi
dapat memperkaya penyajian, atau mempunyai nilai kejutan, yaitu mengungkapkan
sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak menyangka sebelumnya.
Informasi dapat mengurangi
ketidakpastian, karena informasi dapat mengubah kemungkinan-kemungkinan hasil
yang diharapkan melalui sebuah keputusan. Berdasar-kan pada hal-hal tersebut di
atas, maka informasi dalam SIM dapat didefinisikan sebagai berikut: Informasi
adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi
penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau yang akan
datang.
Suatu informasi bisa merupakan bahan
jadi bagi pengambil keputusan tahapan tertentu, tetapi bisa pula merupakan
bahan mentah bagi pengambil keputusan untuk tahapan berikutnya.
Definisi umum untuk “informasi”
dalam pemakaian system informasi adalah sebagai berikut : Informasi adalah data
yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.
Informasi, dalam lingkup sistem
informasi, memiliki beberapa ciri :
1.
Benar atau salah. Ini dapat
berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah
mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.
2.
Baru. Informasi dapat sama sekali
baru dan segar bagi penerimanya.
3.
Tambahan. Informasi dapat
memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4.
Korektif. Informasi dapat menjadi
suatu koreksi atas informasi salah atau palsu sebelumnya.
5.
Penegas. Informasi dapat mempertegas
informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi
penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.
Adapun fungsi-fungsi informasi
adalah sebagai berikut :
1. Untuk
meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai
2. Untuk
mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan
pemakai
3. Menggambarkan
keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar