Sistem Informasi Manajemen
Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi
Manajemen merupakan serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh,
terkoordinasi serta secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data
sehingga menjadi informasi melalui serangkaian cara guna meningkatkan
produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer berdasarkan kriteria
mutu yang telah ditetapkan. Sistem Informasi Manajemen juga dapat diartikan
sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa
pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pengguna biasanya membentuk suatu
entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya.
Informasi menjelaskan
perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa
lalu, apa yang terjadi sekarang serta apa yang mungkin terjadi di masa yang
akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan
khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer
maupun non manajer dalam perusahaan pada saat mereka membuat keputusan untuk
memecahkan suatu masalah.
Manajemen Pada Aspek Informasi
Informasi, data, fakta,
atau opini dalam suatu organisasi dapat berlangsung dari atas ke bawah ataupun
sebaliknya serta dapat pula berlangsung secara horisontal. Lalu lintas
informasi tersebut dapat berlangsung sewaktu-waktu dengan frekuensi tinggi atau
rendah. Intensitas informasi tersebut belum tentu cocok dengan kebutuhan suatu
organisasi dan bidang tertentu, terlebih jika informasi-informasi yang ada
menumpuk dan tercampur-campur. Maka untuk penertibannya dibutuhkan suatu
perangkat khusus yang dapat menanganinya. Perangkat tersebut dikenal dengan
Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Manajemen Informasi secara Sistem (MIS).
Sistem Informasi Manajemen (SIM) mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak
terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang
menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta
pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan kata lain
seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi
dan Pengambil Keputusan”.
Davis menawarkan
konsensus, bahwa setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan
sebagai ciri khusus dari SIM :
1.
Proses Manajemen, seperti
perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya.
2.
Proses Pengembangan,
seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya.
3.
Konsep Pengembangan,
seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya
4.
Representasi, seperti
sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya.
5.
Sistem Aplikasi, seperti
Knowledge Management, Executive System, dan seterusnya.
Secara idealnya,
lembaga pendidikan seharusnya memiliki SIM yang merupakan suatu unit atau badan
tersendiri yang lengkap dengan susunan petugasnya. karena, SIM bertujuan
seperti yang dijelaskan oleh Murdick yaitu untuk meningkatkan manajemen yang
didasarkan kepada berita-berita, intuisi, dan pemecahan masalah yang terisolasi
kepada manajemen yang didasarkan pada informasi secara sistem, pemrosesan data
secara sempurna dengan alat-alat yang canggih dan pemecahan masalah secara
sistem.
SIM sebagai suatu badan
memiliki bagian-bagian yang melaksanakan tugas-tugas tertentu, antara lain:
1.
Pengumpulan data
2.
Penyimpan data
3.
Pemroses data
4.
Pemrogram data.
Masing-masing bagian tersebut
dibutuhkan petugas yang ahli dalam bidangnya. Di negara-negara yang kaya, SIM
sudah menggunakan alat yang canggih, yaitu komputer sehingga dapat memberikan
informasi yang lengkap dan benar. Di negara-negara berkembang seperti halnya
Indonesia, pemakaian komputer ini sedang dirintis. Meski demikian, data dapat
saja diproses dengan pikiran dan keterampilan petugas dengan memakai model
berpikir deduktif dan induktif. Berpikir deduktif bersumberkan dari kebutuhan manajer
sedangkan berpikir induktif terjadi ketika menyusun informasi dari fakta-fakta
yang menyangkut kebutuhan manajer.
Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan
Manajemen informasi sebagai suatu
sumber mempunyai pola yang sama. Manajer bertanggung jawab untuk mengumpulkan
data mentah dan memprosesnya menjadi informasi yang dapat digunakan. Ia harus
memastikan bahwa orang yang ada dalam perusahaan akan dapat menerima informasi
dengan bentuk yang tepat, pada saat yang tepat pula, sehingga informasi tersebut
dapat digunakan untuk mendukung proses manajemen. Yang terakhir, manajer harus
membuang informasi yang kuno, tidak lengkap, dan salah, dan menggantinya dengan
informasi yang dapat digunakan. Semua aktifitas ini disebut manajemen informasi
atau Information Management.
Minat terhadap
manajemen informasi telah meningkat sejak tahun-tahun terakhir ini, yaitu tidak
hanya dalam dunia bisnis, namun juga di semua bidang dimana sumber dikelola.
Dua alasan utama mengenai hal ini adalah karena meningkatnya kekompleksan tugas
manajemen dan keinginan untuk menggunakan peralatan pemecahan masalah yang
lebih baik.
1.
Meningkatnya kekompleksan
tugas manajemen
Manajemen
merupakan tugas yang sulit, bahkan sekarang ini ia lebih sulit dibandingkan
sebelumnya. Semua perusahaan yang termasuk dalam ekonomi internasional,
teknologi bisnisnya akan menjadi lebih kompleks, kerangka waktu untuk
menetapkan keputusan juga makin rumit, dan terdapat pula tekanan baik dari
pesaing dan masyarakat.
a.
Pengaruh ekonomi
internasional
Perusahaan
dengan berbagai ukuran, sekarang ini menjadi subjek bagi pengaruh ekonomi yang
datang dari mana saja di seluruh dunia ini. Hal ini dapat dilihat dalam
pengaruh pada nilai dollar US dalam perbandingannya dengan nilai mata uang
asing yang mempunyai keseimbangan impor dan ekspor.
b.
Meningkatnya kekompleksan
teknologi
Contoh
teknologi dalam bisnis setiap hari, yaitu bar code scanner yang ada pada
supermarket, sistem reservasi pelabuhan udara yang menggunakan komputer, mesin
teller otomatis, dan closed-circuit television dalam garasi parker. Terdapat
banyak pula teknologi di balik layar yang tidak dapat kita lihat, misalnya
robot yang digunakan dalam pabrik dan penyimpanan data pembelian otomatis,
serta peralatan pendukung. Perusahaan menginvestasikan teknologi ini agar dapat
bekerja maksimal dengan pengeluaran yang sedikit serta mengantisipasi tingkat
pelayanan yang baik dengan karyawan yang sedikit.
c.
Penyusutan kerangka waktu
Manajer
harus bertindak secara cepat untuk merespon tekanan dari pelanggan, pesaing,
dan pengendali stok. Setiap jengkal operasi bisnis bergerak dengan cepat
sekarang ini daripada yang terjadi sebelumnya.
d.
Tekanan pesaing
Keinginan
untuk beroperasi dengan cara yang paling efisien telah diperkuat dengan
meningkatnya persaingan untuk mendapatkan dollar dari para pelanggan. Tekanan
bukan saja berasal dari perusahaan domestik, namun juga oleh perusahaan di luar
negeri.
e.
Tekanan social
Tidak
semua tekanan yang bersifat lingkungan merupakan ciri dari produksi, namun
secara ironis, non-produksi pun mengakibatkan tekanan yang bersifat lingkungan.
Hal ini benar dalam kasus adanya ketidaksenangan dari masyarakat yang tidak
menginginkan adanya produk atau jasa tertentu. Keputusan harus didasarkan pada
faktor ekonomi, demikian pula harus mempertimbangkan biaya sosial dan
pembayaran gaji.
2.
Keberadaan alat untuk
memecahkan persoalan
Sementara
tugas manajer menjadi lebih kompleks, ada usaha untuk meningkatkan efektifitas
dalam pemecahan masalah. Kesemuanya ini terpusat pada teknik kwantitatif dan peralatan
elektronik, seperti komputer. Selama tahun 1950-an, metematika tingkat lanjut
digunakan untuk memecahkan masalah bisnis, biasanya dalam bidang manufaktur.
Usaha awal ini disebut Operation Research (OR). Selama tahun 1960-an, istilah
management science dikenal sebagai metode kwantitatif yang diterapkan dalam
skala luas, misalnya dalam bidang keuangan dan marketing. Bertambahnya
popularitas komputer pada akhir tahun 1960-an dan 1970-an menyebabkan adanya
usaha untuk memanfaatkan peralatan elektronik ini untuk penghitungan
matematika. Sekarang, manajer dapat mengakses komputer sentral dari terminal
seperti mesin ketik. Di beberapa perusahaan, para manajer mempunyai
mikrokomputer sendiri atau micros. Biasanya, micros ini di sambungkan ke
komputer sentral untuk membentuk jaringan pemecahan masalah yang terpadu.
Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi
1.
Pengertian Manajer
Manajer
adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab pada seluruh bagian pada suatu
perusahaan atau organisasi. Manajer memimpin beberapa unit bidang fungsi
pekerjaan yang mengepalai beberapa. Pada perusahaan yang berskala kecil mungkin
cukup diperlukan satu orang manajer umum, sedangkan pada perusahaan atau
organisasi yang berkaliber besar biasanya memiliki beberapa orang manajer umum
yang bertanggung jawab pada area tugas yang berbeda-beda.
2.
Tingkatan Manajer
Pada
organisasi yang berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi
manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya
digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di
bagian bawah daripada di puncak).
Berikut
ini merupakan tingkatan manajer mulai dari bawah sampai level atas, antara lain:
a.
Manejemen lini pertama
(first-line management)
Dikenal
pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling
rendah yang bertugas memimpin serta mengawasi karyawan non-manajerial yang
terlibat dalam proses produksi. Manajemen operasional sering disebut
penyelia(supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer
departemen, atau mandor (foreman).
b.
Manajemen tingkat menengah
(middle management)
Mencakup
semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak
dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer
menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, maupun
manajer divisi.
c.
Manajemen puncak (top
management)
Dikenal pula dengan istilah executive officer yang bertugas
merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan
jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer),
CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).
Meskipun
demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan suatu pekerjaan dengan menggunakan bentuk piramida
tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana,
dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah,
berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan
pekerjaan.
3.
Etika manajerial
Etika manajerial merupakan standar perilaku yang memandu
manajer dalam pekerjaan mereka. Ada tiga kategori klasifikasi menurut Ricky W.
Griffin, antara lain:
a.
Perilaku terhadap karyawan
b.
Perilaku terhadap
organisasi
c.
Perilaku terhadap agen
ekonomi lainnya
4.
Peran manajer
Menurut Henry Mintzberg seorang ahli riset ilmu
manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di
tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga
kelompok, yaitu:
a.
Peran antar pribadi.
Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat
seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak
buah, pemimpin, dan penghubung.
b.
Peran informasional
Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi,
serta peran sebagai juru bicara.
c.
Peran pengambilan keputusan
Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausaha-wan,
pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.
Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar,
aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.
5.
Keterampilan Manajer
Pada tahun 1970-an Robert L. Katz mengemukakan bahwa
setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan
tersebut meliputi:
a.
Keterampilan konseptual
(conceptional skill).
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan
untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau
ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana
kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsep itu. Proses penjabaran ide
menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses
perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga
merupakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
b.
Keterampilan berhubungan
dengan orang lain (humanity skill).
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi
dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang
lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif
harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan
komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan
merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan.
Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas,
menengah, maupun bawah.
c.
Keterampilan teknis
(technical skill).
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada
tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk
menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer,
memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
6.
Manajer dan sistem perusahaan
Orientasi sistem atau system orientation sering
diasosiasikan dengan manajemen modern. Dalam melakukan orientasi semacam itu,
manajer harus melihat perusahaannya sebagai sebuah keterpaduan unit fungsional
yang bekerja untuk mencapai tujuan bersama. Unit dipadukan oleh masuknya
sumber, seperti materi, informasi, dan keberadaan tiap unit tergantung pada
unit yang lain. Untuk melengkapi orientasi sistem ini, manajer harus mengetahui
kepentingan lingkungan perusahaan. Perusahaan tidak hanya melihat pada
lingkungan yang memberikan sumber kehidupannya, namun ia juga harus memberikan
konstribusi ke lingkungan tersebut. Dengan
menganggap operasi bisnis sebagai sistem yang terpadu dengan seting lingkungan
yang lebih luas, berarti ini merupakan cara pemikiran yang abstrak. Namun, hal
ini akan berguna bagi manajer. Ia akan mencegah manajer tersesat dalam detail
pekerjaannya dan ia menekankan adanya kepastian bahwa semua bagian organisasi
telah bekerja secara bersama-sama.
Data dan Informasi
Banyak orang
mengartikan istilah data dan informasi dengan sama. Hal ini dapat diterima
terjadi dalam percakapan lisan, namun tidak untuk orang yang mempunyai
pemahaman informasi. Data terdiri dari kenyataan dan gambaran yang secara
relatif tak mempunyai arti bagi pemakai. Sebagai contoh, data mungkin dapat
berupa jam kerja untuk tiap karyawan dalam suatu perusahaan. Jika data ini
diproses, ia dapat diubah menjadi informasi. Bila jam kerja yang dilakukan oleh
tiap karyawan dikalikan dengan biaya per jam, maka produksinya akan merupakan
pendapatan kotor. Bila gambaran pendapatan kotor tiap karyawan ini dijumlahkan,
maka jumlahnya merupakan biaya keseluruhan dari perusahaan tersebut. Jumlah
biaya ini akan merupakan informasi bagi pemilik perusahaan. Informasi adalah
data yang diproses, atau data yang mempunyai arti. Informasi menguak sesuatu
yang sebelumnya tidak diketahui.
Dalam pembahasan data
dan informasi, kita dapat mengatakan, “Data seseorang adalah informasi bagi
orang lain. Contoh dari gambaran pendapatan kotor bagi karyawan perusahaan
merupakan contoh yang tepat. Gambaran yang terpisah adalah informasi bagi tiap
karyawan, tiap gambaran memberitahukan karyawan mengenai jumlah uang yang
dihasilkan minggu yang lalu. Namun untuk pemilik perusahaan, gambaran ini
merupakan data. Pemilik ingin mengetahui biaya total perusahaannya, gambaran
yang terpisah (data) harus diproses untuk menghasilkan jumlah biaya ini.
Transformasi dari data menjadi informasi dilakukan oleh Information Processor
(pemroses informasi). Pemroses informasi adalah salah satu elemen kunci dalam
sistem konsep.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar