Pendekatan Sistem Dalam Memecahkan Masalah Dan Membuat Keputusan
Pendahuluan
Masalah merupakan suatu kondisi yang memiliki potensi untuk
menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi
pemecahan masalah berarti tindakan memberikan respon terhadap masalah untuk
menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Oleh karena
itu masalah penting untuk dipecahkan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi
atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi
yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
Dalam
suatu kepemimpinan dibutuhkan suatu ketegasan khususnya dalam suatu perusahaan
dengan tujuan, agar perusahaan tersebut berjalan dengan baik sehingga hasil
yang dicapai maksimal. Salah satu faktor pendukung dalam memecahkan masalah
disuatu perusahaan dibutuhkan pendekatan sisitem yang baik agar masalah dapat
diselesaikan dengan tidak merugikan pihak yang lain. Contohnya pendekatan
sistem dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan. Dalam hal ini akan
mendapat tujuan bersama demi kemajuan sistem perusahaan tersebut.
Elemen-elemen proses pemecahan masalah:
Elemen-elemen
Standar
: menggambarkan keadaan yang diharapkan apa yang harus dicapai oleh sistem.
Informasi
: menggambarkan keadaan saat ini – apa yang sedang dicapai oleh sistem.
Perbedaan
antara masalah dan gejala. Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah.
Untuk memberikan ilustrasi ini, kita ambil contoh, seorang manajer dihadapkan
pada suatu gejala seperti laba yang rendah. Dalam hal ini ada masalah penyebab
laba rendah. Jadi dalam kaitan ini, masalah adalah penyebab dari suatu
persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.
Jenis-jenis masalah :
•
Masalah terstruktur; apabila terdiri dari elemen
dan hubunganhubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
•
Masalah tak terstruktur; berisi elemen-elemen
atau hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
•
Masalah semi-terstruktur, masalah yang berisi
sebagian elemenelemen atau hubungannya yang dimengerti oleh pemecah masalah.
A.
Pendekatan
Sistem dalam Memecahkan Masalah-masalah dan Membuat Keputusan.
Masalah
adalah sesuatu yang harus diselesaikan atau dipecahkan (KBBI), suatu situasi
menghambat organisasi untuk mencapai satu atau lebih tujuan (James Stoner),
sesuatu yg menyimpang dari apa yg diharapkan/direncanakan/ditentukan untuk
dicapai sehingga merupakan rintangan menuju tercapainya tujuan (Prajudi
Atmosudirjo), suatu kesenjangan yang perlu ditutup antara hasil yang dicapai
pada saat ini dan hasil yang diharapkan (Roger Kaufman), situasi atau kondisi
yang akan datang dan tidak diinginkan (Dorothy Craig), atau suatu yang
memerlukan jawaban, apabila tidak segera dijawab akan menimbulkan risiko.
Maka
dari itu, masalah harus diselesaikan dengan cepat dan tepat. Hasil dari
aktivitas pemecahan masalah adalah solusi. Memikirkan masalah sebagai sesuatu
hal yang selalu buruk adalah suatu hal yang mudah untuk dilakukan, karena kita
jarang mengartikan frase mengambil keuntungan dari sebuah situasi sama halnya
dengan kita mengartikan frase memperbaiki sebuah situasi yang buruk. Kita akan
memperhitungkan peraihan kesempatan ke dalam pemecahan masalah dengan
mendefinisikan masalah (problem) sebagai suatu kondisi atau peristiwa yang
merugikan atau memiliki potensi untuk merugikan bagi sebuah perusahaan atau
yang menguntungkan atau memiliki potensi untuk menghasilkan keuntungan. Selama
proses pemecahan masalah, manajer akan terlibat dalam pengambilan keputusan,
yaitu tindakan memilih berbagai alternatif tindakan. Keputusan adalah tindakan
tertentu yang dipilih. Biasanya, pemecahan satu masalah akan membutuhkan
beberapa keputusan.
Manajer
terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan
efisien. Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri
dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan
masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).
B. Tahapan
Pemecahan Masalah dengan Menggunakan Pendekatan.
1. Usaha
Persiapan
•
Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
•
Mengenal sistem lingkungan.
•
Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
2. Usaha
Definisi
•
Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi tingkat
sistem tempat persoalan berada.
•
Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu
urutan tertentu :
a. Mengevaluasi
standar.
b. Membandingkan
output dengan standar.
c. Mengevaluasi
manajemen.
d. Mengevaluasi
pemroses informasi.
e. Mengevaluasi
input dan sumber daya input.
f. Mengevaluasi
proses.
g. Mengevaluasi
sumber daya output.
3. Usaha
Persiapan
•
Pertimbangan alternatif yang layak.
•
Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
•
Memilih solusi terbaik.
•
Menerapkan solusi.
•
Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.
Menurut
Herbert A. Simon, pemecah masalah akan terlibat dalam empat hal:
a. Aktivitas
Intelijen. Mencari kondisi-kondisi yang membutuhkan solusi di dalam lingkungan.
b. Aktivitas
perancangan. Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis kemungkinan-kemungkinan
tindakan.
c. Aktivitas
pemilihan. Memilih satu tindakan tertentu dari berbagai tindakan yang tersedia.
d. Akitivitas
peninjauan. Menilai pilihan-pilihan masa lalu.
C.
Faktor
Manusia Yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah
Kategori
manajer dalam merasakan masalah:
1. Penghindar
masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua
baik-baik saja. ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan
informasi.
2. Mengumpulkan
Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)):
a. Gaya
teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu
yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
b. Gaya
menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah
informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.
3. Menggunakan
informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah ( Problem solver):
a. Gaya
sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang
telah ditetapkan.
Contoh: pendekatan sistem.
b. Gaya
intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan
pendekatan dengan situasi.
D.
Kesimpulan
Pendekatan sistem dalam memecahkan masalah
dan keputusan sangatlah diperlukan dalam memecahkan masalah agar mendapatkan
tujuan bersama demi kemajuan sistem suatu perusahaan dengan tidak merugikan
pihak manapun.
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar