Laman

Minggu, 04 November 2012

Pendekatan Sistem Dalam Menecahkan Masalah Dan Membuat Keputusan

Pendekatan Sistem Dalam Memecahkan Masalah Dan Membuat Keputusan

Pendahuluan
Masalah merupakan suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberikan respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Oleh karena itu masalah penting untuk dipecahkan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
Dalam suatu kepemimpinan dibutuhkan suatu ketegasan khususnya dalam suatu perusahaan dengan tujuan, agar perusahaan tersebut berjalan dengan baik sehingga hasil yang dicapai maksimal. Salah satu faktor pendukung dalam memecahkan masalah disuatu perusahaan dibutuhkan pendekatan sisitem yang baik agar masalah dapat diselesaikan dengan tidak merugikan pihak yang lain. Contohnya pendekatan sistem dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan. Dalam hal ini akan mendapat tujuan bersama demi kemajuan sistem perusahaan tersebut.

Elemen-elemen proses pemecahan masalah:
Elemen-elemen
Standar : menggambarkan keadaan yang diharapkan apa yang harus dicapai oleh sistem.
Informasi : menggambarkan keadaan saat ini – apa yang sedang dicapai oleh sistem.
Perbedaan antara masalah dan gejala. Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Untuk memberikan ilustrasi ini, kita ambil contoh, seorang manajer dihadapkan pada suatu gejala seperti laba yang rendah. Dalam hal ini ada masalah penyebab laba rendah. Jadi dalam kaitan ini, masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

Jenis-jenis masalah :
         Masalah terstruktur; apabila terdiri dari elemen dan hubunganhubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
         Masalah tak terstruktur; berisi elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
         Masalah semi-terstruktur, masalah yang berisi sebagian elemenelemen atau hubungannya yang dimengerti oleh pemecah masalah.


A.    Pendekatan Sistem dalam Memecahkan Masalah-masalah dan Membuat Keputusan.

Masalah adalah sesuatu yang harus diselesaikan atau dipecahkan (KBBI), suatu situasi menghambat organisasi untuk mencapai satu atau lebih tujuan (James Stoner), sesuatu yg menyimpang dari apa yg diharapkan/direncanakan/ditentukan untuk dicapai sehingga merupakan rintangan menuju tercapainya tujuan (Prajudi Atmosudirjo), suatu kesenjangan yang perlu ditutup antara hasil yang dicapai pada saat ini dan hasil yang diharapkan (Roger Kaufman), situasi atau kondisi yang akan datang dan tidak diinginkan (Dorothy Craig), atau suatu yang memerlukan jawaban, apabila tidak segera dijawab akan menimbulkan risiko.
Maka dari itu, masalah harus diselesaikan dengan cepat dan tepat. Hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi. Memikirkan masalah sebagai sesuatu hal yang selalu buruk adalah suatu hal yang mudah untuk dilakukan, karena kita jarang mengartikan frase mengambil keuntungan dari sebuah situasi sama halnya dengan kita mengartikan frase memperbaiki sebuah situasi yang buruk. Kita akan memperhitungkan peraihan kesempatan ke dalam pemecahan masalah dengan mendefinisikan masalah (problem) sebagai suatu kondisi atau peristiwa yang merugikan atau memiliki potensi untuk merugikan bagi sebuah perusahaan atau yang menguntungkan atau memiliki potensi untuk menghasilkan keuntungan. Selama proses pemecahan masalah, manajer akan terlibat dalam pengambilan keputusan, yaitu tindakan memilih berbagai alternatif tindakan. Keputusan adalah tindakan tertentu yang dipilih. Biasanya, pemecahan satu masalah akan membutuhkan beberapa keputusan.
Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

B.     Tahapan Pemecahan Masalah dengan Menggunakan Pendekatan.

1.      Usaha Persiapan
         Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
         Mengenal sistem lingkungan.
         Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
2.      Usaha Definisi
         Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.
         Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :
a.       Mengevaluasi standar.
b.      Membandingkan output dengan standar.
c.       Mengevaluasi manajemen.
d.      Mengevaluasi pemroses informasi.
e.       Mengevaluasi input dan sumber daya input.
f.       Mengevaluasi proses.
g.      Mengevaluasi sumber daya output.
3.      Usaha Persiapan
         Pertimbangan alternatif yang layak.
         Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
         Memilih solusi terbaik.
         Menerapkan solusi.
         Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

Menurut Herbert A. Simon, pemecah masalah akan terlibat dalam empat hal:
a.       Aktivitas Intelijen. Mencari kondisi-kondisi yang membutuhkan solusi di   dalam lingkungan.
b.      Aktivitas perancangan. Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis kemungkinan-kemungkinan tindakan.
c.       Aktivitas pemilihan. Memilih satu tindakan tertentu dari berbagai tindakan yang tersedia.
d.      Akitivitas peninjauan. Menilai pilihan-pilihan masa lalu.

C.    Faktor Manusia Yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah
Kategori manajer dalam merasakan masalah:
1.      Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja. ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.
2.      Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)):
a.       Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
b.      Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.
3.      Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah ( Problem solver):
a.       Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan.
Contoh: pendekatan sistem.
b.      Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

D.    Kesimpulan
Pendekatan sistem dalam memecahkan masalah dan keputusan sangatlah diperlukan dalam memecahkan masalah agar mendapatkan tujuan bersama demi kemajuan sistem suatu perusahaan dengan tidak merugikan pihak manapun.

Sumber:



Tidak ada komentar:

Posting Komentar