Penerapan Manajemen Mutu Dalam Penarikan Dan Seleksi Sumber Daya Manusia

PENERAPAN MANAJEMEN MUTU DALAM PENARIKAN DAN SELEKSI SUMBER DAYA MANUSIA

1.      Penarikan Sumber Daya Manusia

            Penarikan (recruitment) sumber daya mnusia adalah suatu proses pencarian dan pemikatan para calon tenaga kerja (karyawan) yang mempunyai kemampuan sesuai dengan rencana kebutuhan suatu organisasi. Proses ini dimulai dari ketika organisasi itu mencari calon tenaga kerja yang diputuhkan melalui berbagai cara, sampai dengan penyerahan aplikasi (lamaran) oleh pelamar kepada organisasi tersebut. Hasil dari proses ini adalah sejumlah berkas lamaran dari para pencari kerja, dan selanjutnya diajukan untuk seleksi. Proses ini penting untuk memilah dan menentukan kualitas suatu organisasi.

            Hubungan antara penarikan dan perencanaan sumber daya manusia seperti yang telah diuraikan terdahulu secara ringkas dapat divisualisasikan sebagaimana salam gambar 1.1.

            Pengisian lowongan pekerjaan yang dibutuhkan sesuain dengan perencanaan dapat diperoleh dari dua sumber, yakni dari dalam dan dari luar organisasi. Pengisian lowongan pekerjaan yang berasal dari dalam organisasi mempunyai beberapa keuntungan, baik dari segi karyawan maupun organisasi itu sendiri. Bagi karyawan hal itu merupakan promosi atau peningkatan dan bagi organisasi adalah merupakan penghematan biaya pemanggilan. Sedangkan penarikan dari luar diperoleh dari pasaran tenaga kerja yang ada di luar organisasi.

1.      MEDIA PENARIKAN SUMBER DAYA MANUSIA

              Tiap organisasi mempunyai cara yang berbeda-beda dalam menarik karyawannya.      Beberapa organisasi yang besar mempunyai system yang sangat baik dan dengan menggunakan media massa yang canggih dalam menarik calon karyawan. Tetapi ada beberapa organisasi, cara penarikan calon karyawan ini sangat sederhana, dan dengan media untuk menarik sumber daya manusia sebagai calon karyawan, antara lain:

a.      Iklan

Menarik calon karyawan melalui iklan di media massa, baik elektronik, maupun media cetak mempunyai efektivitas tinggi, karena dapat menjaring seluruh lapisan masyarakat pelamar, dan pelamar dapat lebih banyak. Hal ini mempunyai beberapa keuntungan, antara lain organisasi mempunyai kesempatan yang luas untuk memilih calon karyawan yang lebih baik.

Cara pengiklanan melalui media cetak pada umumnya ada dua jenis, yakni: want ad dan blind ad. Want ad. dimana organisasi dan bagaimana cara melamar disebutkan dalam iklan itu. Cara ini digunakan untuk memberikan kesempatan para calon karyawan untuk berkomunikasi langsung kepada organisasi yang bersangkutan. Sedangkan cara blin ad yaitu tidak menyebutkan nama dan alamat organisasi yang memerlukan karyawan. Lamaran para pelamar biasanya dialamatkan ke P.O. Box. Cara ini digunakan untuk untuk menghindari membanjirnya calon karyawan atau pelamar ke kantor organisasi yang besangkutan.

b.      Badan-Badan Penyaluran Tenaga Kerja

Penarikan sumber daya manusia juga dapat dilakukan melalui badan-badan penyalur atau penempatan tenaga kerja baik pemerintah maupun swasta. Di Indonesia di tiap-tiap provinsi mempunayi kantor penempatan tenaga kerja (pemerintah) yang fungsinya adalah menyalurkan tenaga-tenaga kerja yang telah mendaftarkan ke kantor penempatan tersebut ke organisasi-organisasi, baik pemerintah maupun swasta yang memerlukan calon karyawan. Bahkan beberapa organisasi mewajibkan setiap pelamarnya untuk mencari”kartu kuning”, yaitu suatu bukti bahwa ia telah terdaftar di kantor tenaga kerja.

Badan-badan penempatan atau penyaluran tenaga kerja yang professional swasta dewasa ini belum begitu berperan di Indonesia, kecuali untuk tenaga kerja yang akan dikirim keluar negeri.

c.       Lembaga-lembaga Pendidikan

Beberapa lembaga pendidikan saat ini juga sudah mulai menjadi media untuk menyalurkan tenaga kerja. Bahkan beberapa perusahaan atau organisasi telah terlebih dahulu memesan dan memberikan beasiswa kepada para mehasiswa yang berprestsi untuk selanjutnya akan diangkat menjadi karyawan.

d.      Organisasi-organnisasi Karyawan

Di Negara maju, dimana organisasi atau serikat buruhnya sudah baik, organisasi-organisasi baik swasta maupun pemerintah mencari calon karyawannya melalui organisasi-organisasi karyawan tersebut.

e.       Organisasi-organisasi Profesional

Organisasi-organisasi profesi seperti Himpi, Iwapi, dan sebagainya dapat merupakan media untuk menyalurkan tenaga kerja atau calon karyawan bagi organisasi-organisasi/perusahaan. Dengan sendirinya tenaga kerja yang disalurkan ini sesuai dengan organisasi profesi yang bersangkutan.

f.       Leasing (Penyewaan)

Untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja dalam jangka waktu yang pendek, suatu organisasi dapat menyewa tenaga yang professional yang terampil kepada perusahaan penyewaan tenaga kerja (leasing).

g.      Rekomendasi dari Karyawan

Para karyawan yang telah bekerja pada suatu organisasi saat ini boleh merekomendasikan calon karyawan baru dalam organisasi-nya. Dengan sendirinya kemempuan keryawan yang direkomendasikan tersebut adalah sesuai dengan kemempuan yang diperlukan oleh organsisasi.

h.      Nepotisme

Beberapa organisasi atau perusahaan penarikan anggota keluarga sebagai karyawan organisasinitu terjadi. Penarikan calon karyawwan melalui cara ini, kecakapan atau kemampuan tidak menjadi prioritas pertimbangan.

i.        Open House

Cara ini masih baru, dimana orang-orang disekitar organisasi atau perusahaan tersebut diundang. Kemudian organisasi tersebut menyajikan hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan organisasi termasuk kebutuhan tenaga yang akan menangani beberapa kegiatan. Dengan cara ini, bila ada orang yang tertarik terhadap lowongan tadi diberi kesempatan untuk melamar sebagai calon karyawan. Untuk mengetahui sukses atau tidaknya penarikan sumber daya mmanusia ini dapat dinilai dengan menggunakan beberapa criteria, yakni:

·         Jumlah pelamar

·         Jumlah usul tentang pelamar yang diajukan utuk diterima

·         Jumlah penerimaan (pelamar yang diterima)

3.      SELEKSI SUMBER DAYA MANUSIA

Setelah proses penarikan sumber daya manusia sebagai calon karyawan selesai, maka proses selanjutnya adalah proses seleksi terhadap calon karyawan tersebut. Proses seleksi adalah serangkaian kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar ditrima atau tidak. Proses seleksi ini penting, karena melalui proses ini akan diperoleh karyawan yang mempunyai kemampuin yang tepat, sesuai dengan yang diperlukan oleh organisasi.

Untuk memperoleh hasil seleksi yang tepat perlu mempertimbangkan tiga masukan penting, yakni analisis jabatan, rencana sumber daya manusia dan penarikan, seperti telah diuraikan diatas. Langkah-langkah dalam proses seleksi ini adalah sebagai berikut.

a.       Penerimaan pendahuluan pelamar

b.      Tes-tes seleksi

c.       Wawancara seleksi

d.      PPemeriksaan referensi-referensi.

e.       Evaluasi medis (tes kesehatan)

f.       Wawancara akhir

g.      Keputusan penerimaan

a.      Penerimaan Pendahuluan

Proses seleksi ini merupakan jalur dua arah, di mana pelamar memilih organisasi tempet bekerja, dan organisasi memilih orang atau calon karyawan yang tepat. Dalam tahap pendahuluain seleksi, para pelamar memperoleh informasi bahwa surat lamarannya telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan. Oleh sebab itu berhak untuk mengikuti proses selanjutnya.

b.      Tes-tes Penerimaan

Tes-tes ini dilaksanakan untuk , mendapatkan informasi yang relative objektif tentang pelamar, diharapkan akan memperoleh calon yang lebih baik bila dibandingkan dengan pelamar lain atau dengan karyawan yang sudah ada. Untuk memperoleh informasi (termasuk kemampuan-kemampuan)pelamar, maka biasanya dilakukan ujian atau tes tertulis. Tidak jarang juga organisasi yang melakukan tes psikologi (psichotest) terhadap calon karyawannya:

Tes psikologi mencakup barbagai aspek, antara lain:

1.      Tes Kecerdasan (intelegence test)

2.      Tes Kepribadian (personality test)

3.      Tes Bakat (aptitude test)

4.      Tes Minat (interest test)

5.      Tes Prestasi (achievement test).

c.       Wawancara Seleksi

Wawancara dilaksanakan untuk memperoleh informasi-informasi tentang pelamar yang tidak dapat diperoleh memulai tes-tes tertulis tersebut diatas. Wawancara ini merupakan teknik yang paling umum dan luas digunakan, dengan alas an hasilnya lebih dapat dipercaya. Disamping itu, wawancara mempunyai tingkat fleksibilitas yang tinggi, karena dapaat diterapkan baik terhadap para calon karyawan manajerial atau operasional, berketarampilan tinggi atau rendah, maupun staf. Teknik in juga menjamin adanya komunikasi dua arah, antara pewawancara sebagai pihak orgainsasi dan pelamar sebagai calon karyawan.

Wawancara dapat dilakukan terhadap individu, tetapi untuk pelamar yang jumlahnya banyak dapat dilakukan secara kelompok. Untuk memperoleh informasi yang lengkap, terarah, dan sistematis, dalam melakukan wawancara harus menggunakan pedoman wawancara. Pedoman wawancara ini harus dipersiapkan dulu dengan pembahasan yang matang diantara pimpinan organisasi.

Kesalahan-kesalahan yang sering timbul dari wawancara, sehingga menyebabkan pengambilan keputusan penerimaan yang kurang tepat, antara lain sebagai berikut.

1.      Pertanyaan yang sudah mengarah, dimana pertanyaan itu sudah mengarahkan jawaban pelamar.

2.      Personel bias, adalah merupakan hasil prasangka pribadi pewawancara terhadap pelamar.

3.      Dominasi pewawancara, dimana pewawancara yang lebih mendominasi wawancara tersebut, sehingga informasi-informasi dari pelamar tidak lengkap. Dipihak lain wawancara lebih banyak bertanya atau lebih banyak member informasi kepada pelamar.

4.      Halo effect, terjadi bila pewawancara menggunakan informasi yang terbatas tentang pelamar untuk berprasangka delam evaluasi terhadap karakteristik atau penampilan pelamar. Misalnya pelamar yang berwajah menarik diunggulkan, meskipun kemampuannya kurang.

d.      Pemeriksaan Referensi

Referensi personel yang biasanya diberikan oleh keluarga atau teman terdekat dari pelamar  adalah sangat penting untuk mengetahui karakteristik pelamar. Dari referensi-referensi ini akan dapat diketahui tipe pelamar, apakah pelamar itu pekerja yang jujur, dapat diperaya, sifat-sifat kepribadian pelamar, dan sebagainya. Oleh karena referensi ini tertulis, biasanya yang muncul hanya hal-hal yang positif saja sedangkan kelemahan-kelemahan atau hal-hal yang negative tidak muncul. Dari itu maka, khususnya di Indonesia referensi semacam ini jarang digunakan.

e.       Tes Kesehatan

Tes kesehatan atau evaluasi medis bagi calon karyawan adalah penting, baik bagi calon itu sendiri maupun bagi organisasi yang bersangkutan. Bagi karyawan, mereka akan mengetahui status kesehatan yang berkaitan dengan pekerjaan yang akan dilaksanakan. Sedangkan bagi organisasi atau perusahaan akan dapat menekan biaya pemeliharaan kesehatan bagi karyawan, karena organisasi akan memperoleh karyawan-karyawan yang sehat, dan produktif.

f.       Wawancara Final

Wawancara pada tahap final biasanya dilakukan oleh atasan langsung, yaitu kepala bagisn atau kepala departemen (divisi) dimana calon karyawan tersebut akan ditempatkan. Tujuan wawancara ini adalah untuk mencocokkan kemampuan yang dipunyai calon karyawan dengan deskripsi tugas yang akan dijalankan. Oleh sebab itu kepala atau pewawancara ini adalah merupakan orang yang paling bertanggung jawab terhadap diterima atau tidak diterimanya calon karyawan yang bersangkutan.

g.      Keputusan Penerimaan

Langkah terakhir dari proses seleksi ini adalah tahap yang paling mendebarkan baggi calon pegawai. Disinilah mereka menerima nasib,”diterima” yang berarti akan bekerja di organisasi itu,”ditolak” berarti harus mencari pakerjaan di lain organisasi. Untuk menjaga hubungan masyarakat tetap baik, maka bagi calon yang diterima dapat dipertimbangkan untuk kesempatan yang akan datang.

h.      Umpan Balik Hasil Seleksi

Karyawan atau tenaga baru adalah merupakan hasil akhir dari proses seleksi. Apabila masukan-masukan selama prose situ diperhatikan dengan seksama, dan langkah-langkah selesai diikuti secara benar, maka para karyawan baru ini merupakan sumber daya yang produktif. Karyawan baru adalah salah satu indicator paling baik bagi suatu proses seleksi yang efektif.

Untuk mengevaluasi karyawan baru maupun proses seleksi diperlukan umpan balik. Umpan balik dapat diperoleh dari kinerja karyawan yang bersangkutan. Indicator-indikator lain yang dapat dijadikan umpan balik hasil dan proses seleksi antara lain: kepuasan karyawan, absensi, prestasi kerja, kegiatan organisasi kerja, sikap para pemimpin bagian atau departemen, dan sebagainya.

Sumber Referensi :

Buku Pengembangan Sumber Daya manusia,

Oleh Prof. DR. Soekidjo Notoatmodjo

Penerbit PT Rineka Cipta