Selasa, 27 November 2012
Rabu, 21 November 2012
Minggu, 04 November 2012
Pendekatan Sistem Dalam Menecahkan Masalah Dan Membuat Keputusan
Pendekatan Sistem Dalam Memecahkan Masalah Dan Membuat Keputusan
Pendahuluan
Masalah merupakan suatu kondisi yang memiliki potensi untuk
menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi
pemecahan masalah berarti tindakan memberikan respon terhadap masalah untuk
menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Oleh karena
itu masalah penting untuk dipecahkan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi
atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi
yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
Dalam
suatu kepemimpinan dibutuhkan suatu ketegasan khususnya dalam suatu perusahaan
dengan tujuan, agar perusahaan tersebut berjalan dengan baik sehingga hasil
yang dicapai maksimal. Salah satu faktor pendukung dalam memecahkan masalah
disuatu perusahaan dibutuhkan pendekatan sisitem yang baik agar masalah dapat
diselesaikan dengan tidak merugikan pihak yang lain. Contohnya pendekatan
sistem dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan. Dalam hal ini akan
mendapat tujuan bersama demi kemajuan sistem perusahaan tersebut.
Elemen-elemen proses pemecahan masalah:
Elemen-elemen
Standar
: menggambarkan keadaan yang diharapkan apa yang harus dicapai oleh sistem.
Informasi
: menggambarkan keadaan saat ini – apa yang sedang dicapai oleh sistem.
Perbedaan
antara masalah dan gejala. Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah.
Untuk memberikan ilustrasi ini, kita ambil contoh, seorang manajer dihadapkan
pada suatu gejala seperti laba yang rendah. Dalam hal ini ada masalah penyebab
laba rendah. Jadi dalam kaitan ini, masalah adalah penyebab dari suatu
persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.
Jenis-jenis masalah :
•
Masalah terstruktur; apabila terdiri dari elemen
dan hubunganhubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
•
Masalah tak terstruktur; berisi elemen-elemen
atau hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
•
Masalah semi-terstruktur, masalah yang berisi
sebagian elemenelemen atau hubungannya yang dimengerti oleh pemecah masalah.
A.
Pendekatan
Sistem dalam Memecahkan Masalah-masalah dan Membuat Keputusan.
Masalah
adalah sesuatu yang harus diselesaikan atau dipecahkan (KBBI), suatu situasi
menghambat organisasi untuk mencapai satu atau lebih tujuan (James Stoner),
sesuatu yg menyimpang dari apa yg diharapkan/direncanakan/ditentukan untuk
dicapai sehingga merupakan rintangan menuju tercapainya tujuan (Prajudi
Atmosudirjo), suatu kesenjangan yang perlu ditutup antara hasil yang dicapai
pada saat ini dan hasil yang diharapkan (Roger Kaufman), situasi atau kondisi
yang akan datang dan tidak diinginkan (Dorothy Craig), atau suatu yang
memerlukan jawaban, apabila tidak segera dijawab akan menimbulkan risiko.
Maka
dari itu, masalah harus diselesaikan dengan cepat dan tepat. Hasil dari
aktivitas pemecahan masalah adalah solusi. Memikirkan masalah sebagai sesuatu
hal yang selalu buruk adalah suatu hal yang mudah untuk dilakukan, karena kita
jarang mengartikan frase mengambil keuntungan dari sebuah situasi sama halnya
dengan kita mengartikan frase memperbaiki sebuah situasi yang buruk. Kita akan
memperhitungkan peraihan kesempatan ke dalam pemecahan masalah dengan
mendefinisikan masalah (problem) sebagai suatu kondisi atau peristiwa yang
merugikan atau memiliki potensi untuk merugikan bagi sebuah perusahaan atau
yang menguntungkan atau memiliki potensi untuk menghasilkan keuntungan. Selama
proses pemecahan masalah, manajer akan terlibat dalam pengambilan keputusan,
yaitu tindakan memilih berbagai alternatif tindakan. Keputusan adalah tindakan
tertentu yang dipilih. Biasanya, pemecahan satu masalah akan membutuhkan
beberapa keputusan.
Manajer
terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan
efisien. Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri
dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan
masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).
B. Tahapan
Pemecahan Masalah dengan Menggunakan Pendekatan.
1. Usaha
Persiapan
•
Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
•
Mengenal sistem lingkungan.
•
Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
2. Usaha
Definisi
•
Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi tingkat
sistem tempat persoalan berada.
•
Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu
urutan tertentu :
a. Mengevaluasi
standar.
b. Membandingkan
output dengan standar.
c. Mengevaluasi
manajemen.
d. Mengevaluasi
pemroses informasi.
e. Mengevaluasi
input dan sumber daya input.
f. Mengevaluasi
proses.
g. Mengevaluasi
sumber daya output.
3. Usaha
Persiapan
•
Pertimbangan alternatif yang layak.
•
Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
•
Memilih solusi terbaik.
•
Menerapkan solusi.
•
Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.
Menurut
Herbert A. Simon, pemecah masalah akan terlibat dalam empat hal:
a. Aktivitas
Intelijen. Mencari kondisi-kondisi yang membutuhkan solusi di dalam lingkungan.
b. Aktivitas
perancangan. Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis kemungkinan-kemungkinan
tindakan.
c. Aktivitas
pemilihan. Memilih satu tindakan tertentu dari berbagai tindakan yang tersedia.
d. Akitivitas
peninjauan. Menilai pilihan-pilihan masa lalu.
C.
Faktor
Manusia Yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah
Kategori
manajer dalam merasakan masalah:
1. Penghindar
masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua
baik-baik saja. ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan
informasi.
2. Mengumpulkan
Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)):
a. Gaya
teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu
yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
b. Gaya
menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah
informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.
3. Menggunakan
informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah ( Problem solver):
a. Gaya
sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang
telah ditetapkan.
Contoh: pendekatan sistem.
b. Gaya
intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan
pendekatan dengan situasi.
D.
Kesimpulan
Pendekatan sistem dalam memecahkan masalah
dan keputusan sangatlah diperlukan dalam memecahkan masalah agar mendapatkan
tujuan bersama demi kemajuan sistem suatu perusahaan dengan tidak merugikan
pihak manapun.
Sumber:
Model Sistem Umum Perusahaan
Model Sistem Umum Perusahaan
A. Pengeretian
Model sistem umum pada suatu perusahaan ialah dimana penyerdahanaan
objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan
beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di perusahaan agar
mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan. Yang biasa
digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik dan konseptual.
Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwujudan manajer dalam pengambilan
keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan tersebut.
B.
Jenis-jenis
model:
1. Model Fisik.
Penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
2. Model Naratif.
Menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.
3. Model Grafik.
Menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau
symbol.
4. Model matematika.
Sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis
(business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya,
ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
C. Kegunaan Model :
1.
Mempermudah
Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas
lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam
cara yang sederhana.
2. Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver
mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang
lain.
3. Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam
menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang
tidak dapat disediakan model-model jenis lain.
D. Model Sistem
Umum
1. Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang
berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Arus
sumber daya fisik yang mengalir :
1. Arus material.
2. Arus personil.
3. Arus mesin.
4. Arus uang.
2.
Sistem Konseptual.
Sebagian sistem terbuka
dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini
dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan
Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme
pengendalian begitu pula sebaliknya.
E. Dimensi-dimensi Informasi
Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah
informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi, antara lain:
1.
Relevansi.
2. Akurasi.
3. Ketepatan waktu.
4. Kelengkapan.
Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi
informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu manajer
mendekati tugas ini secara logis. Manajer menggunakan standar untuk
mengendalikan sistem fisik dengan kinerja aktual.
“Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3
elemen penting: manajer, pengolah informasi dan standar”. Standar
dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan
manajer untuk melaksanakan “management by exception” (suatu gaya yang diikuti
manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu
menyimpang dari kinerja yang dapat diterima).
Management
by Exception memberikan 3 keuntungan dasar:
1.
Manajer tidak
membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap
keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada
hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Namun,
terdapat pula beberapa kendala yang harus diketahui, antara lain:
1.
Beberapa kinerja
bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak
dapat ditetapkan.
2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara
akurat sangat diperlukan.
3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk
menjaga standar pada tingkat yang tepat.
4. Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu
batas kinerja dilewati.
Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut
Critical Success Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang
berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Standar
kinerja digunakan untuk manajemen dan pengolah informasi.
Perubahan-perubahan dibuat dalam sistem fisik melalui arus keputusan. Arus
Keputusan, data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi
diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja
sama untuk mengubah data menjadi keputusan.
F.
Penggunaan
Model Sistem
Berdasarkan
uraian-uraian sebelumnya telah jelas mengenai bentuk model sistem umum, yang
dapat diterapkan pada jenis-jenis organisasi yang ada pada saat ini, walaupun
perlu adanya beberapa modifikasi. Misalnya penggunaan model sistem umum pada
organisasi yang menghasilkan produk dan jasa.
1. Pasar
Swalayan
Semua
sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus
utama adalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual.
Arus personil terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang
lain yang dipekerjakan untuk suatu jangka waktu dan akhirnya berhenti. Sejumlah
kecil mesin digunakan, yaitu alat pembaca bar code di kasir. Terdapat
pula mesin-mesin di belakang layar seperti komputer, kalkulator dan telepon.
Alat lainnya mencakup lemari pendingin, kotak peraga, dan rak-rak untuk
menempatkan barang dagangan yang akan dijual. Arus uang ke pasar swalayan
disediakan oleh para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran
kepada para pemasok, pegawai dan pemilik.Proses transformasi meliputi membuka
karton dan mengatur barang dagangan di rak. Dengan perkataan lain adalah semua
kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan
menarik.
2. Kantor
Pengacara
Biasanya terdiri dari sejumlah kecil
kaum profesional yang telah dididik secara khusus dan disahkan untuk
melaksanakan tugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih menekankan aktivitas mental
daripada fisik. Arus materialnya sangat sedikit, terutama berupa perlengkapan
pencatatan (misal kertas, dan pensil).
Standar kinerjanya kemungkinan besar
tidak serinci standar di pasar swalayan. Kantor pengacara itu mungkin tidak
berusaha untuk menangani sekian banyak kasus atau memenangkan sekian persen
persidangan. Namun, kita mengasumsikan tujuan pada laba, karena partner
mengerti bahwa laba adalah kunci kelangsungan operasi.
G. KESIMPULAN
Dalam sebuah perusahaan sangat di perlukan sebuah
sistem yang mengatur, mengawasi dan menjalankan roda perusahaan tersebut.Jadi
pemilihan model sistem perusahaan sangat penting agar perusahaan berjalan
sesuai target dan tujuan juga supaya tidak terjadi kesemrawutan sistem
perusahaan tersebut yang dikarenakan tidak cocoknya model yang diterapkan
perusahaan tersebut.
Sumber:
Langganan:
Postingan (Atom)